在上一篇里笔者论述了进行负面反馈面谈的重要性以及前两个注意事项，这一篇里我们继续谈论余下的一些要点。
第三， 面谈一定要私下地、一对一进行，尤其是给负面的反馈的时候，不要当着其他员工的面。
如果牵扯到团队的错误，那就分两次进行。一次跟员工个人，一次跟整个团队谈。地点最好在会议室这种中性的地方，而不是经理的办公室（大家可以自己想想这是为什么）。管理人员要保证这是一个能安静谈话的地方，要留出至少一个小时的时间，不会受人打扰打断，手机要关掉。说到手机，很多人会选择用发手机信息, email，或一通电话来给员工负面反馈，或者发处罚甚至解雇的通知，这样可以避免当面的冲突嘛。这个呢，其实是非常不推荐的做法，笔者看到听到过很多因为这个做法带来的抱怨甚至法律诉讼。因为这种做法会大大提高员工的怨气和不满意度，他们会想：“难道我都不值得你拿点时间出来跟我谈吗？”
第四， 对事不对人，才能降低员工的抵触情绪，能够听得进去你的意见。
道理都懂，如何做到呢？这是管理人员要做的另外一部分准备工作。带着相关的数据和客观事实（比如客户的反馈，客户满意度的调查数据，生产的或销售的产品的数量，销售额或利润的下降比例等）来说服员工，让客观数据说话，帮助员工意识到工作中的确存在问题，而不是纠缠在“你觉得，我认为”这些主观的臆断和猜测里。谈话重点要集中在与工作相关的行为或结果上，直接、清晰地讲解什么是需要解决的问题，为什么，以及如何解决。尤其不要纠结于一些员工很难去改变的事情（例如，如果什么都归咎于性格，那员工会觉得这问题很难解决，可能没有改进的余地了），也不要把员工跟别的个别员工进行比较（可以与大家的平均水平进行比较），否则员工很难认为你是在就事论事，甚至可能觉得你的反馈听起来更像是人身攻击。在加拿大美国当然更要注意法律问题，不要提及任何敏感话题，比如法律保护的人群特点如年龄、性别或者健康问题等等，除非你是要保护员工提供accommodation up to the point of undue hardship。
第五， 理解员工听到负面反馈时最初的不接受和负面情绪，必要时可以等员工平复下来再继续面谈。
谁都不愿意听到自己工作表现不好，换做是你，你的反应可能也差不多。正常人都有自尊心，一开始听到负面反馈时会反对抗拒，会难以接受，甚至因此有些对抗情绪都是正常的。理解并接受员工的这些反应和情绪才能妥善地处理好因此带来的问题和冲突。如果员工情绪非常激动，那就暂停面谈，等员工的情绪平复下来再接着谈。不然，当员工情绪激动的时候，他/她是什么都听不进去的，即使你在讲非常客观的事实或数据，员工听到、接收到的都只有一个信息，那就是：指责，指责，不断的指责！因为在那样的时刻，受强烈的情绪、情感的影响，员工是无法进行理性的思考、分析、和判断的。如果管理人员自己也是情绪激动，那就更是火上浇油了，这样的时候建议双方都冷静一下，择时再谈。
第六， 管理人员一旦发现员工的工作里存在问题，要及时安排面谈。
及时交流沟通，而不是等半年、一年后到了规定的绩效评估时间才讲，或者忍无可忍了再爆发。这样员工才能不会错失学习改进的机会。而且只有这样，员工才不会怀疑管理人员给负面反馈的动机和诚意。否则，员工可能会在脑子里打问号：“既然你老早就发现这个问题了，为什么等到现在才讲？为什么这么长时间你看着我犯错都不指正？如果业绩不好，作为领导的你是否也有责任？”
第七， 在面谈的最后一个阶段，这时谈话的重心要放在帮助员工规划，让他们带着改进计划表离开面谈的房间。
计划表里需要有清楚地建议，告诉员工需要做什么，如何做才能有改进，知道公司对他/她的工作绩效的期望，以及员工在短期和长期的努力目标（要具体，注明什么时间要达到什么具体的目标）。计划表的制定需要注意征求员工的意见，可以让员工自己先提一些想法，看看关于如何改进以及改进的日程他们有些什么好的建议。因为员工最了解自己，知道对他们自己而言什么学习方式更有效(比如有的人擅长在学校的课堂学习方式，有的人擅长在工作岗位上的实战学习，有的人擅长自己琢磨，有的人有个师傅手把手地教学得更快。另外这样也让员工觉得你尊重他们，他们在绩效改进这件事上是有一定的掌控权的。在听取了员工的意见以后，管理人员可以提供一些意见和想法，比如公司和团队可以提供什么样的帮助，管理人员会如何根据计划表去监督、协助、配合、和跟进。当然更需要提醒这是员工们作为企业的一分子应尽的责任，并且表明管理层对员工的改进是有信心的。
如果面谈后根据收集的信息能够确定员工的确有错，并且屡教不改，按照公司的相关政策，已经到了要考虑纪律处罚的时候了，那就更需要明确的指出具体的问题是什么，然后给出预警：“按照公司的具体的——政策，我们对你的工作的最低要求是这样的——。如果你在接下来的——时间内还没有改进，达到这个最低标准，我们就要按照公司的政策，进入口头警告阶段了，然后是两次书面警告，然后是——。”
做好绩效面谈不难，但牵扯的问题其实很多，一两篇文章很难把来龙去脉都讲清楚。就此机会跟大家分享一下，希望对大家有用。还是要强调一点：我们要意识到绩效管理是一个系统，需要系统的设计和管理，以及后续的不断的反馈和修正。参与绩效管理的人员一定要培训上岗，并且也要重视对普通员工进行宣传和基本的培训，让他们对企业采用的绩效管理系统有足够的了解，不会有疑惑或不信任。
以后陆续再跟大家分享一下其他相关话题。欢迎提问题，让我们的分享更精准，更欢迎您的分享探讨！谢谢关注！